6 चरणों में दैनिक शेड्यूल कैसे बनाएं?

एक कार्य सूची बनाएं
इससे पहले कि आप अपने कार्यों को व्यवस्थित करना शुरू करें, सबसे पहले वह सब कुछ लिख लें जिसे आपको दिन भर में पूरा करने की आवश्यकता है। मीटिंग, वर्कआउट और अपॉइंटमेंट जैसी आवर्ती वस्तुओं के साथ-साथ समय सीमा या फ़ोन कॉल जैसे एकमुश्त कार्य भी शामिल करें। आप यह तय कर सकते हैं कि आप अपनी सूची को कितना विस्तृत बनाना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि "दोपहर के भोजन पर जाएं" जोड़ने से आपके दिन को व्यवस्थित करने में मदद मिलती है, तो बेझिझक इसे शामिल करें।

बख्शीश:यह ठीक है यदि आप उन सभी कार्यों के बारे में अनिश्चित हैं जिन्हें आपको आगामी सप्ताह में करने की आवश्यकता होगी। आप हमेशा अपनी सूची में नए आइटम सामने आने पर उन्हें जोड़ सकते हैं।

अपने कार्यों को प्राथमिकता दें
यदि आपकी कार्य सूची भारी लगती है, तो चिंता न करें-प्राथमिकता देने से मदद मिलेगी। प्राथमिकता देने से आपको यह स्पष्ट समझ मिलती है कि पहले क्या करने की आवश्यकता है। अगर ऐसा दिखता है

आप आज सब कुछ पूरा नहीं करेंगे, आपको पता चल जाएगा कि किन कार्यों का सबसे तत्काल प्रभाव पड़ता है और उन्हें प्राथमिकता दी जानी चाहिए।

प्राथमिकता देने के लिए, प्रत्येक कार्य को उच्च, मध्यम या निम्न प्राथमिकता के रूप में लेबल करें। अपने कार्यों को क्रमबद्ध करते समय इन प्रश्नों पर विचार करें:

• किन कार्यों की समय सीमा तय है?
• कौन से कार्य विशिष्ट दिनों में पूरे किये जाने चाहिए?
• कौन से कार्य अधूरे रह जाने पर तनाव का कारण बनेंगे?
• मैं आगे कौन से कार्य निपटाना चाहता हूँ?
• कौन से कार्य प्रतीक्षा कर सकते हैं?

बख्शीश:यदि आपके पास विरोधाभासी कार्य हैं, तो आकलन करें कि कौन सा अधिक जरूरी है। उदाहरण के लिए, यदि एक प्रोजेक्ट क्लाइंट के लिए है और दूसरा आपके बॉस के लिए है, तो क्लाइंट का प्रोजेक्ट संभवतः प्राथमिकता लेता है। यदि समय सीमा ओवरलैप हो जाती है, तो सहकर्मियों या अपने प्रबंधक से मदद मांगने या जहां संभव हो, कार्य सौंपने में संकोच न करें।

समय सीमा निर्धारित करें
अपनी कार्य सूची पर गौर करें और सुनिश्चित करें कि प्रत्येक कार्य की एक स्पष्ट समय सीमा हो। यदि आप सटीक नियत तारीख के बारे में अनिश्चित हैं, तो अभी के लिए एक उचित समय सीमा निर्धारित करें-आप इसे बाद में कभी भी समायोजित कर सकते हैं।

प्राथमिकता निर्धारण की तरह, समय सीमा आपको यह पहचानने में मदद करती है कि कौन से कार्य सबसे जरूरी हैं और यह मार्गदर्शन करते हैं कि उन्हें कब पूरा करना है। समय सीमा के बिना, महत्वपूर्ण डिलिवरेबल्स को चूकना आसान है, भले ही आपके पास पर्याप्त समय हो। वास्तव में, अस्पष्ट समय सीमा कार्यों में देरी होने के शीर्ष कारणों में से एक है।

बख्शीश:समय सीमा सिर्फ काम के लिए नहीं है। मैराथन के प्रशिक्षण की तरह व्यक्तिगत लक्ष्यों के लिए भी समय सीमा निर्धारित करें। उदाहरण के लिए, अपनी प्रशिक्षण योजना को इस आधार पर विभाजित करें कि प्रत्येक सप्ताह कितने मील दौड़ना है, ताकि आप दौड़ के लिए पूरी तरह से तैयार हों।

आवर्ती घटनाओं को पहचानें
समय सीमा निर्धारित करने के बाद, अपनी कार्य सूची में किसी भी आवर्ती घटना पर ध्यान दें। ये साप्ताहिक बैठकें, मासिक पुस्तक क्लब या ग्राहकों के साथ नियमित फोन कॉल हो सकती हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए इन्हें हाइलाइट करें कि आप इन्हें नज़रअंदाज़ न करें।

कार्यों को समय, प्राथमिकता या समय सीमा के अनुसार व्यवस्थित करें
अब आता है मजेदार हिस्सा-अपनी टू-डू सूची को व्यवस्थित करना। कार्यों को दिन के समय, प्राथमिकता या समय सीमा के अनुसार व्यवस्थित करें। जैसे ही आप कार्यों को अपने दैनिक शेड्यूल में रखते हैं, प्राथमिकता के आधार पर आपके द्वारा बनाए गए क्रम का पालन करें। उच्च-प्राथमिकता वाले कार्यों को पहले पूरा किया जाना चाहिए, जबकि कम-प्राथमिकता वाले कार्यों को बाद के दिन या सप्ताह के लिए बचाया जा सकता है। अपने आवर्ती कार्यक्रमों को अपने शेड्यूल में भी बिखेरना सुनिश्चित करें। जैसे-जैसे आप कार्यों की जांच करेंगे, आपका एजेंडा स्वाभाविक रूप से भर जाएगा।

लचीले रहें
अपना शेड्यूल तैयार करने के बाद, आप आरंभ करने के लिए तैयार हैं। हालाँकि, लचीला बने रहना महत्वपूर्ण है। दिन की शुरुआत में आप जो शेड्यूल बनाते हैं, हो सकता है कि आपका दिन बिल्कुल वैसा न हो। चीज़ें बदल सकती हैं, और कार्यों में अपेक्षा से अधिक या कम समय लग सकता है, इसलिए नई प्राथमिकताएँ और चुनौतियाँ आने पर अनुकूलनशील बने रहें।